Non potrei mai fare a meno totalmente della posta elettronica, ma spesso mi trovo a pensare che usarla male significa annullarne i vantaggi, e che ci sono strumenti migliori per discutere, scambiarsi informazioni, e poterle anche ritrovare quando ci servono.
In uno dei primi post di Common Sense Dispenser ho parlato di Yammer spiegando come usarlo per migliorare la comunicazione interna e alleggerire le Inbox; oggi su Mashable ho letto la storia di Luis Suarez, Knowledge Manager IBM, un esempio lampante di HERO (Highly Empowered and Resourceful Operative) come lo definirebbero Bernoff e Shadler, che spiega come ridurre le email per lavorare meglio.
Suarez lavora da due anni per aiutare i suoi colleghi a migliorare la produttività usando il social software. Come spiega lui stesso, la reazione comune delle persone alla proposta di usare uno strumento collaborativo è “devo imparare a usare ANCHE questo?”: una resistenza, dovuta alla paura di dover aggiungere alla propria giornata lavorativa un’altra cosa da fare.
Al contrario, spiega Suarez, il social software ben fatto accorcia la ToDoList, perché agisce in sostituzione di altri mezzi meno efficaci di comunicare.
Confrontarsi su una questione all’interno dell’area social della propria Intranet ci fa risparmiare lunghi scambi di email, messi in CC a un sacco di persone, i cui fili si perdono nel momento in cui qualcuno si dimentica di “rispondere a tutti”, o che si trasformano in conversazioni a due che gli altri smettono di leggere.
Cancellarsi da troppe newsletter, abituandosi a leggere le notizie che ci interessano con un feed reader, ci permette di organizzare meglio il nostro tempo, dedicando momenti specifici alla lettura e all’aggiornamento, senza interrompere altri lavori e riducendo il rischio di perdere qualcosa di utile.
Nella visione di Suarez, che condivido in pieno, l’email può tornare a essere lo spazio per scambi più umani (messaggi personali, notizie private), e le informazioni potenzialmente utili a molti (non solo al nostro interlocutore del momento) vengono condivise da subito, perché altri le possano trovare.
Alessandra Farabegoli